ตอนที่ 3 ระดับของสารสนเทศ
สารสนเทศรอบตัวเราที่มีอยู่มากมายอาจไม่ได้ก่อให้เกิดประโยชน์ในการนำไปใช้ กับทุกคนในทุกสถานการณ์ ในที่นี้จะกล่าวถึงการแบ่งระดับของสารสนเทศตามลักษณะของการนำไปใช้ให้เกิด ประโยชน์ซึ่งสามารถแบ่งออกเป็น 3 ระดับ ได้แก่ ระดับบุคคล ระดับกลุ่ม และระดับองค์กร 1. สารสนเทศระดับบุคคล
สารสนเทศระดับบุคคล คือระบบที่ช่วยเสริมประสิทธิภาพและเพิ่มผลผลิตจากการปฏิบัติงานให้กับแต่ละ บุคคลในองค์กร มีการประยุกต์ที่ช่วยทำให้การทำงานในหน้าที่รับผิดชอบส่วนบุคคลนั้นมีคุณภาพ และประสิทธิภาพ
ปัจจุบันคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลจัดเป็นอุปกรณ์สำนักงานอย่างหนึ่งสำหรับบุคคล ในองค์กร ที่ทำงานเกี่ยวข้องกับข้อมูลและสารสนเทศอันเนื่องมาจากขนาดที่กะทัดรัด ราคาที่ถูกลง และที่ได้รับการพัฒนาความสามารถอย่างต่อเนื่องทั้งในด้านของฮาร์ดแวร์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในด้านของซอฟต์แวร์ มีโปรแกรมสำเร็จรูปที่ใช้สำหรับเป็นเครื่องมือพื้นฐานในการปฏิบัติงานใน ระดับบุคคล สามารถช่วยลดระยะเวลาในการปฏิบัติงาน เช่นชุดโปรแกรมสำนักงานซึ่งประกอบด้วยโปรแกรมประมวลผล (Word processing) ที่ช่วยในการจัดเตรียมเอกสาร รายงาน
โปรแกรมตารางทำงาน (spreadsheet) ที่ช่วยในการสร้างตารางคำนวณ โปรแกรมนำเสนอ (presentation)ที่ใช้ในการจัดเตรียมข้อมูลสำหรับการนำเสนองาน ให้มีรูปแบบที่น่าสนใจ โปรแกรมจัดการฐานข้อมูล (database management) เพื่อให้สามารถจัดการกับข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ และรายการงานที่ต้องปฏิบัติ ระยะเวลาที่ต้องปฏิบัติในแต่ละงาน เพื่อให้เป็นไปตามเป้าหมายที่ต้องการ ตัวอย่างการใช้สารสนเทศระดับบุคคล เช่น การทำข้อมูลตารางนัดหมายส่วนตัว การพิมพ์รายงานสรุปการประชุม
2. สารสนเทศระดับกลุ่ม
ในการทำงานที่ต้องมีการรวมกัน เพื่อให้ประสบความสำเร็จในเป้าหมายที่ต้องการเป็นจุดกำเนิดของสารสนเทศระดับ กลุ่ม ซึ่งจะช่วยเสริมการทำงานของกลุ่มบุคคลให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น เพื่อเป็นการเตรียมสภาพแวดล้อมในการทำงานที่จะเอื้อประโยชน์ร่วมกันสามารถ ให้ความช่วยเหลือซึ่งกันและกันประสิทธิภาพที่เกิดขึ้นอย่างเห็นได้ชัดจากการ ทำงานของกลุ่มบุคคล เช่น การใช้ทรัพยากรร่วมกันโดยเฉพาะข้อมูล สารสนเทศ และอุปกรณ์เทคโนโลยีพื้นฐานต่างๆ การเชื่อมต่อเครือข่ายคอมพิวเตอร์ของกลุ่มบุคคลทำให้สามารถใช้ทรัพยากรร่วม กัน เช่น เครื่องพิมพ์ รวมถึงโปรแกรม ข้อมูล หรือฐานข้อมูลที่ใช้ร่วมกันในกลุ่มงานซึ่งสามารถจัดเก็บไว้ที่เครื่อง คอมพิวเตอร์ให้บริการแฟ้มหรือฐานข้อมูลที่เชื่อมโยงอยู่ในเครือข่ายเดียวกัน เพื่อให้สามารถเข้าถึงข้อมูลที่ได้รับการปรับปรุงร่วมกันได้
ระบบสารสนเทศในลักษณะของการทำงานเป็นกลุ่ม เช่น ระบบซื้อขายสินค้าที่มีพนักงานขายหลายคน พนักงานขายทุกคนเชื่อมโยงเข้าสู่เครือข่ายคอมพิวเตอร์ในการเข้าถึงฐานข้อมูล ของลูกค้าและสินค้า กล่าวคือมีข้อมูลเพียงชุดเดียวที่พนักงานทุกคนสามารถเข้าถึงได้ ถ้ามีการเปลี่ยนแปลงเพิ่มเติมข้อมูลลูกค้า หรือมีการเพิ่มหรือลดจำนวนของสินค้า พนักงานในกลุ่มทำงานจะสามารถเห็นข้อมูลที่ถูกต้องตรงกัน ทำให้เกิดความน่าเชื่อถือในการปฏิบัติงาน และส่งผลต่อการเพิ่มคุณภาพในการให้บริการได้เป็นอย่างดี นอกจากนี้ การเชื่อมต่อเครือข่ายคอมพิวเตอร์ของกลุ่มบุคคลยังทำให้เกิดการเชื่อมโยงการ สื่อสารระหว่างกันภายในองค์กรรูปแบบต่าง ๆ เช่นการติดต่อผ่านอีเมล์ เพื่อส่งข้อมูลระหว่างกัน การจัดประชุมทางไกล (video conference) เพื่อปรึกษาหารือกันได้โดยไม่จำเป็นต้องอยู่ในสถานที่เดียวกัน การจัดทำระบบกระดานข่าว (Bulletin Board System : BBS) ของกลุ่มงาน เพื่อใช้ประกาศข่าวสารต่าง ๆ ให้รับรู้ร่วมกัน การร่วมกันเขียนเอกสารหรือรายงานที่มีการปรับปรุงรุ่นของเอกสารที่เห็นตรง กัน การจัดตารางเวลาของกลุ่ม ระบบการจัดตารางบริหารโครงการของกลุ่ม
3. สารสนเทศระดับองค์กร
สารสนเทศระดับองค์กร คือ สารสนเทศที่สนับสนุนงานขององค์กรในภาพรวม ระบบในลักษณะนี้จะเกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานร่วมกันของหลายกลุ่มงาน มีการส่งผ่านข้อมูลที่เกี่ยวข้องกันระหว่างกลุ่มงาน สารสนเทศระดับองค์กรใช้สำหรับสนับสนุนการบริหารและจัดการในระดับที่สูงขึ้น กว่ากลุ่มงาน เนื่องจากสามารถนำข้อมูลจากกลุ่มงานต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องมาใช้ประกอบการตัดสินใจโดยรวบรวมข้อมูลจากกลุ่มงานมาแสดงในรูป แบบสรุป
ระบบการทำงานที่มีการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างกลุ่มงาน จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานขององค์กรได้ เช่น กลุ่มงานที่ดูแลข้อมูลลูกค้าสามารถประมวลผลข้อมูลความต้องการของลูกค้า เพื่อนำไปให้กับกลุ่มงานผลิตสินค้า เพื่อใช้ปรับปรุงสินค้าให้ตรงกับความต้องการของลูกค้า นำไปให้กับกลุ่มงานจัดซื้อสินค้า เพื่อสามารถจัดหาสินค้าที่ตรงกับความต้องการที่เปลี่ยนไปของลูกค้า นำไปให้กับกลุ่มงานคลังสินค้า เพื่อสามารถสำรองสินค้าในปริมาณที่เหมาะสม นอกจากนี้ผู้บริหารยังสามารถนำข้อมูลจากกลุ่มงานต่าง ๆ มาใช้กำหนดนโยบายในการบริหารงานขององค์กรในทิศทางที่เหมาะสมกับสภาวการณ์ ทั้งจากภายในและภายนอกองค์กร ทั้งนี้เพื่อสร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้าและเพื่อสร้างรายได้ให้กับองค์กร
หัวใจสำคัญในสารสารสนเทศระดับองค์กรคือ จะต้องมีการเชื่อมโยงระบบคอมพิวเตอร์จากกลุ่มงานต่าง ๆ เข้าด้วยกัน เพื่อให้เกิดการใช้ทรัพยากรต่าง ๆ รวมกัน เช่นเดียวกับระบบสารสนเทศระดับกลุ่ม เป็นการขยายขอบเขตความสามารถในการปฏิบัติทั้งในระดับผู้ปฏิบัติงาน จนถึงในระดับผู้บริหาร เกิดเป็นเครือข่ายของเครือข่ายคอมพิวเตอร์ภายในองค์กร ในกรณีที่มีจำนวนผู้ใช้ในองค์กรมากเครื่องมือพื้นฐานอีกประการหนึ่งของระบบ ข้อมูลคือ ระบบการจัดการฐานข้อมูลซึ่งมีความสำคัญในการช่วยดูแลระบบฐานข้อมูลและสามารถ พัฒนาโปรแกรมประยุกต์เพื่อทำงานกับฐานข้อมูลได้อย่างกว้างขวางขึ้น
ข้อมูลที่ใช้ในการประมวลผลแบ่งออกเป็น 2 ชนิด คือ
